Migraties door het samenvoegen van entiteiten
Door fysieke verhuizingen, samenvoegingen van entiteiten en het openen van nieuwe locaties zijn er vraagstukken ontstaan in de informatievoorziening bij Scholengemeenschap Aeres. Projectmanager Koen van Lochem heeft Aeres geholpen deze vraagstukken op te lossen door de bedrijfsvoering optimaal te ondersteunen en begeleiden in de migratie van applicaties.
Scholengemeenschap Aeres richt zich op groen onderwijs, dit varieert van agro, food en leefomgeving. Sinds 2021 is Aeres gefuseerd met het Nordwin college en inmiddels bestaat de Aeres groep uit 23 locaties verspreid over Midden- en Noord-Nederland. Bij Aeres lopen ruim 25.000 studenten rond die deelnemen aan het VMBO, MBO, HBO en volwassenonderwijs. Dit is aanleiding geweest om het applicatielandschap te optimaliseren en diverse migraties uit te voeren.
Resultaat
In het project zijn een tal van migraties in het applicatielandschap gewenst en uitgevoerd. Koen heeft ervoor gezorgd dat alle stakeholders hier nauw bij betrokken zijn geweest en zijn geïnformeerd. Op die manier heeft Koen grip op het project gehouden en gezorgd dat de juiste resultaten zijn geboekt. Voordat een migratie is uitgevoerd, is er gekeken naar de impact van de migratie. De impact is vastgesteld door migraties eerst uit te voeren in een testomgeving. Dit heeft ervoor gezorgd dat iedereen tijdig op de hoogte was van de consequenties en niemand voor grote verrassingen is komen te staan. Met als ultiem resultaat een soepele migratie!
Opdracht
Door de ontwikkelingen binnen Aeres, zoals het samenvoegen van Mbo-opleidingen en fysieke verhuizingen van opleidingen, zijn er discontinuïteiten ontstaan binnen het applicatielandschap. Daarom is er de wens om applicaties samen te voegen of juist te splitsen. Om de gewenste migraties uit te kunnen voeren, was het belangrijk om de juiste mensen bij elkaar te halen.
Aan KWD is gevraagd om sturing te geven en grip te houden op het project om de voortgang te bewaren zodat de gewenste deadlines voor de verschillende migraties worden gehaald. KWD heeft jarenlange ervaring met IT-vraagstukken in het onderwijs en is voor dit vraagstuk dan ook een passende kandidaat!
De opdracht bestaat onder andere uit:
- Betrekken van de juiste stakeholders en sturing en grip houden om de voortgang te bewaren;
- Bepalen welke veranderingen juist wel of niet nodig zijn binnen het applicatielandschap als consequentie van de samenvoeging van entiteiten en het openen van nieuwe locaties van de scholengemeenschap;
- Coördineren van migraties die benodigd zijn binnen het applicatielandschap, zowel binnen de studentbeheerapplicaties als binnen de financiële pakketten.
De applicaties bestaan onder andere uit student informatiesysteem welke persoonlijke gegevens van studenten bevatten. Daarom moet er op gepaste wijze worden omgegaan met de AVG-gevoelige informatie. Tevens zijn er binnen de financiële pakketten restricties in de mogelijkheden wat eventueel gevolgen kan hebben voor de migraties. Alle migraties worden daarom eerst uitgevoerd in een testomgeving.
De mailmigratie van Groupwise naar Office365 was vanwege het verleden een gevoelig project binnen ROC Leiden. Het was van belang dat het deze keer een succes zou worden. Om het project in goede banen te leiden is er een projectleider vanuit KWD op het project gezet, met als belangrijkste opdracht: op tijd een succesvolle migratie. En dat is prima geslaagd. De juiste sturing naar alle betrokken partijen en praktische manier van werken zijn mede bepalend geweest voor het behaalde resultaat.
