Herinrichting subsidie aanvraag
Wat hetzelfde kan, gaan we hetzelfde doen. Want waarom zou je voor iedere regeling een apart proces opzetten als de regelingen qua processen op elkaar lijken. Door de herinrichting van de subsidieaanvraag applicatie en het interne proces heeft Fonds Podiumkunsten een efficiënter en gebruiksvriendelijker subsidieproces gerealiseerd. Meer aanvragers sneller van dienst zijn met uitstekende kwaliteit van dienstverlening is het doel. Lees verder hoe KWD-er Angelique Moos dit heeft aangepakt.
Het Fonds Podiumkunsten is een van de zes door de Rijksoverheid gefinancierde cultuurfondsen. Door middel van subsidieverstrekking financiert en stimuleert het fonds de ontwikkeling, productie, presentatie en promotie van professionele podiumkunsten. Door het groeiende aantal aanvragen staat Fonds Podiumkunsten voor de uitdaging om binnen het wettelijke termijn beslissingen te nemen over de subsidieaanvragen. Om aan deze termijn te blijven voldoen en de werkdruk te verlagen, werd besloten de bestaande subsidieaanvraag applicatie volledig opnieuw op te bouwen en het interne proces te herzien. KWD projectmanager Angelique Moos heeft het fonds begeleid bij deze herinrichting en verandering.
Resultaat
Door de herziening van de subsidieaanvraag applicatie zijn de subsidieprocessen geoptimaliseerd, wat resulteerde in een lagere werkdruk voor medewerkers en een snellere, consistentere afhandeling van aanvragen. Real-time rapportages bieden nu binnen vijf minuten actuele inzichten, en het systeem ondersteunt een uniforme werkwijze voor verschillende regelingen. Deze herinrichting heeft bijgedragen aan een efficiënter en gebruiksvriendelijker subsidieproces door heldere werkprocessen en duidelijke rollen te definiëren.Daarnaast heeft er door dit project een grote verandering plaatsgevonden in de manier van werken binnen het Fonds. Waar eerst alle regelingen een eigen proces hadden, is er door de uniformiteit in de vernieuwde processen meer procesmatig naar het werk gekeken. Hierdoor is er een start gemaakt met procesmatig werken binnen het Fonds wat de kwaliteit en consistentie van de dienstverlening verder zal verbeteren.
De opdracht
De opdracht bestond uit de volledige herinrichting van de subsidieaanvraag applicatie en het herzien van de subsidieaanvraagprocessen om een efficiënter en gebruiksvriendelijker subsidieproces te realiseren. Het hoofddoel was om de werkdruk te verlagen en te blijven voldoen aan de wettelijke termijn voor het behandelen van subsidieaanvragen. Dit project omvatte het in kaart brengen van het volledige subsidieproces, waarbij rollen en verantwoordelijkheden werden verduidelijkt en waar nodig opnieuw vastgesteld. Vervolgens werden alle subsidieprocessen gestroomlijnd en consistent gemaakt over de verschillende regelingen heen, met helder gedefinieerde fases zoals ‘Aanvraag’, ‘Wijzigen plan’, ‘Verantwoording’ en ‘Bezwaar’.
De omvang van het project was aanzienlijk, aangezien het ook een herziening van alle aanvraag-, toets- en beoordelingsformulieren, systeem e-mails, afwijsbrieven en beschikkingen omvatte. Nieuwe functionaliteiten, zoals het direct opvragen van ontbrekende stukken, digitaal besluiten en de juiste beschikkingen voorsorteren, werden geïntegreerd. De complexiteit van het project lag in het synchroniseren van verschillende regelingen en het implementeren van nieuwe functies zonder de dagelijkse operationele werkzaamheden te verstoren.
De belangrijkste taak van Angelique was om te zorgen, dat de veranderingen in werkprocessen door optimalisatie snel in kaart gebracht werden. Daarnaast was het van groot belang dat er regelmatige ,maar vooral duidelijke communicatie plaatsvond naar alle stakeholders om de betrokkenheid en transparantie te waarborgen. Door de waterval en agile methode te combineren en vooral hands-on projectmanagement toe te passen, kon er flexibel ingespeeld worden op veranderingen en aanpassingen snel doorgevoerd worden. Deze aanpak zorgde ervoor dat veranderingen binnen het Fonds goed overwogen en efficiënt doorgevoerd konden worden.
